горячая линия (с 9:00 до 19:00, Пн-Пт.)
Skype
*
446-948-701
Email

1С:Документооборот 8 КОРП

Цена: 187 000 руб

Бесплатная доставка
Бесплатная установка
ИТС бесплатно на 3 месяца
Бесплатные часы

1C:Документооборот 8

В основе всех бизнес-процессов лежит документооборот, который позволяет фиксировать существенные параметры сделок. Несмотря на стремительную виртуализацию бизнеса первичными до сих пор признаются документы на бумажных носителях, именно они имеют, например, приоритет при рассмотрении споров в суде. Поэтому в основу системы 1С Документооборот 8, которая работает на базе оболочки 1С Предприятие 8,2, положены идентичность электронной и бумажной версий документа и строгое соответствие форм ГОСТу Р 6.30-2003 и общепринятым нормам делопроизводства в России. 

Оболочка 1С Документооборот 8 предназначена для автоматической обработки и текстовой и графической визуализации хозяйственных операций, параметров, конфигураций и отдельных объектов в базе 1С Предприятие. Система автоматизированного документооборота позволяет хранить информацию в виде файлов конфигурации 1С, преобразовывать её в совместимые графические и мультимедийные форматы и в любой момент создать бумажный документ на принтере. Документы из базы данных могут быть отправлены по электронной почте, через файловые обменники, мессенджеры, а также по системе внутренней корреспонденции пользователей распределённой базы данных. При необходимости программа может хранить практически любые типы файлов, в том числе изображения, аудио и видео, проектную и сметную документацию, архивы, заархивированные приложения, документы Open Office и т.д.  

Решение не имеет организационной и отраслевой привязки, оно может использоваться коммерческим предприятием и бюджетным учреждением, индивидуальным предпринимателем и крупным холдингом. На работу программы не влияет количество собственных предприятий и рабочих мест – все операции с файлами выполняет встроенное в программу приложение, которое активируется на каждом рабочем месте с учётом прав доступа конкретного пользователя. 

Программа электронного документооборота призвана обеспечить:

  • безопасное централизованное хранение документов, отражающих деятельность предприятия;
  • оперативный доступ ко всем документам открытого для просмотра периода;
  • быстрый поиск внутренних и внешних документов по различным параметрам;
  • возможность проводить операции с документами в соответствии с установленным администратором уровнем доступа.

 

Возможности программного продукта 1С: Документооборот 8

 Программа разработана на платформе 1С Предприятие 8.2 и использует все возможности интеграции управленческого учёта и структурированного хранения информации. Поддерживаются  разные технологии работы с документами в зависимости от рода деятельности предприятия, его структуры, условий хранения и обработки данных, операционной системы, которая используется в компьютерах компании.

Программа предусматривает возможность управление содержанием документа на протяжении всего жизненного цикла – от момента создания до удаления или архивирования при индексации базы данных. Последняя операция может быть выполнена только системным администратором. Документы, датированные числом до даты индексации,  уже не могут быть отредактированы или удалены.  Если по каким-то причинам оказался удалён документ, относящийся к «активному» периоду базы, то администратор может легко его восстановить, так как программа с заданной частотой делает резервные копии и не позволяет уничтожить служебную информацию. 

Каждый документ в системе уникален, ему присваивается внутренний код и номер в соответствии с заданной системой нумерации. В основе номера – число установленной разрядности, которое может быть дополнено буквенным или цифровым префиксом или суффиксом. При удалении документа ячейка остаётся невостребованной, последующие документы нумеруются по порядку. 

Программа позволяет: 

  • осуществить просмотр и редактирование документов через web-интерфейс;
  • исключить утерю и умышленное удаление документов;
  • сделать невозможным одновременное редактирование документа двумя пользователями. В документ, который просматривает один пользователь системы, больше никто зайти не может;
  • обеспечить минимальное время поиска документов по ключевым словам с учётом морфологии русского языка, номеру, виду документа, дате и другим поисковым параметрам.

 Распределённая база данных даёт возможность мгновенного обмена документами между сотрудниками предприятия и отправки документов контрагентам. 

Как хранятся документы 1С? 

В программе делового документооборота все файлы хранятся в структурных папках, возможность операций с которыми привязана к уровню доступа пользователей.

 Пользователи могут иметь права:

  • просмотра и чтения документов;
  • их копирования, добавления и редактирования;
  • удаления документов.

Права пользователей устанавливает системный администратор, обладающий максимальным доступом.

Секретарские функции

Помимо архивных и ограничительных функций программа 1С Документооборот 8 играет роль электронного секретаря. В базе данных автоматически регистрируются все входящие и исходящие документы, поступившие в результате электронного обмена с контрагентами (получение и отправка счетов, накладных, прайсов и т.д.) и внутреннего обмена документацией. Генерация сквозных номеров может вестись в целом по предприятию, по конкретному подразделению и даже по отдельному рабочему месту пользователя. 

Регистрация документов подчиняется правилам государственных стандартов в сфере делопроизводства. 

При регистрации документ может быть:

  • поставлен на контроль;
  • доведён до сведения определённого круга сотрудников;
  • автоматически снабжён сроками рассмотрения, ответа, исполнения.

 По истечении срока программа формирует отчёт о информирует руководство компании о поступивших, но не исполненных документах.

Входящие документы не обязательно могут иметь текстовый формат. Специальная программа-инвертор позволяет преобразовывать изображения в текст (например, прочитать отсканированный счёт, присланный по электронной почте и даже по факсу. 

Непосредственно из программы документ можно отправить по e-mail. Это может быть счёт, счёт-фактура, накладная, прайс-лист, типовой договор, копия платёжного поручения и т.д. Если 1С синхронизирована с системой электронного банкинга, то на платёжке даже будет стоять чёрно-белая отметка об исполнении платёжного поручения. 

Работа с документами

Добавление, редактирование, сохранение документов осуществляется непосредственно в интерфейсе 1С. Для помощи сотруднику на его рабочем столе отражается полный список документов, находящихся в работе. На практике слишком много документов держать открытыми не стоит, так как кому-то они  могут потребоваться другим сотрудникам.

Все действие с документами фиксируются в конфигураторе – отражается время изменения и его автор.  Внести изменение в базу анонимно невозможно.

Если во время редактирования происходит сбой в работе системы (например, гаснет свет), то не сохранённые изменения теряются – опции автосохранения не предусмотрено. Поэтому при редактировании объёмного документа (например, счёта с большой товарной номенклатурой) можно делать периодически сохранения. При этом нужно учесть, что сохранение счёта может резервировать товар на складе.  

Программа позволяет экспортировать сохранённые документы в популярные текстовые форматы doc, rtf, html, txt, odt. При этом пользователь получает возможность предпросмотра и выбирает тот формат, который представляется ему максимально привлекательным.

Внутренний документооборот в разрезе бизнес-процессов

Программа 1С Документооборот открывает широкие возможности коллективной работы с документами и делегирования полномочий. Документы могут подвергаться нескольким процедурам.

  1. Рассмотрение. Документ направляется руководителю, получает электронную резолюцию и возвращается автору.
  2. Исполнение. Документ направляется пользователям по списку или одному конкретному исполнителю. При этом может быть назначен контролёр исполнения.
  3. Согласование. В этом случае корреспондент может быть как внутренним, так и внешним.
  4. Утверждение. Это, как правило, внутренняя процедура. Документ утверждается ответственным лицом или возвращается на доработку.
  5. Регистрация. Документ направляется секретарю компании, который присваивает ему официальный номер (он может не совпадать с номером 1С), подписывает у руководителя, ставит печать и отправляет респонденту.
  6. Ознакомление. Рассылка информации пользователям, которых она непосредственно касается или всем пользователям системы.
  7. Поручение. Конкретная задача пользователю в виде внутреннего документа 1С.

Поручения могут даваться группам пользователей, объединённым общей ролью. Например, руководитель компании может сделать рассылку инвентаризационных ведомостей по фильтру «начальники отделов», «руководители розничных подразделений», «материально-ответственные лица». По этой команде люди, указанные в перечне, должны в установленный поручением срок провести инвентаризацию складов, торговых точек и подотчётного имущества. 

Предложение компании «Атлант IT» 

Компания «Атлант IT» - сертифицированный партнёр фирмы 1C в Москве. Мы продаём и сопровождаем все программные продукты 1С на самых выгодных условиях. Если вы хотите наладить эффективный документооборот и значительно снизить операционные издержки, решение от 1С – это то, что вам нужно!

© 2008-2016, ООО «Атлант ИТ»
Автоматизация предприятий на базе 1С
Полезное:
Контактная информация:
117105, г. Москва,
Варшавское шоссе, д. 17, стр.1, офис 345
(Ближайшие станции метро "Тульская" или "Нагатинская")
+7 (495) 764-37-92